RSS

Komunikasi Dalam Organisasi

25 Apr

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Gambar 1.1 Sistem Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Unit Komunikasi

Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu
berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah
hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah
hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi
organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama
jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan
keadaan orang tsb.
Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita
menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :

  1. 1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
  2. 2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu].

Gambar dibawah ini melukiskan kedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb dengan
garis bergerigi.

Gambar 1.2 Suatu Unit Komunikasi

Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda sendiri dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang lain.

Ada aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi [A person cannot not communicate]” [Smith and Williamson, 1977, hlm. 61].

Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya

Proses Komunikasi Organisasi

Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]

Dua dimensi komunikasi internal :

A. Komunikasi Internal -> Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

  • Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern

  • Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
    laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
    pimpinan

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidakberjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruhterhadap operasional organisasi [perusahaan].

Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi

Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [diluar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]

  • Peranan Tokoh [figurhead role]
  • Peranan Pemimpin [leader role]
  • Peranan Penghubung [liaison role]

2. Peranan Informasional [Informational Role]

  • Peranan Monitor [monitor role]
  • Peranan Penyebar [disseminator role]
  • Peranan Jurubicara [spokesman role]

3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]

  • Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
  • Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
  • Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
  • Peranan Perunding [negotiator role]

Model Proses Komunikasi Antar-Pribadi Johari’s Window
Prof . Harry Ingham and Joseph Luft ., Of Human Interaction, National Press Books, Palo Alto California,
1969

B. Komunikasi Horizontal -> Komunikasi mendatar, antara anggota staf
dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi
vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan
sering timbul rumours, grapevine, gossip

C. Komunikasi Diagonal [Cross Communication]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar
organisasi. [lihat skema ekternal audience]

  • Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif. Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
  • Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.
Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

  • Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
  • Service Focused ! berpikir pada pelayanan
  • Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
  • Facilitative [media saluran/pendukung]
  • Forward Thinking ! berpikir kedepan
  • Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]
  • Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

Hambatan Komunikasi

Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :

  • Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
  • Kurangnya informasi atau penjelasan
  • Kurangnya ketrampilan membaca
  • Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

  • Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
  • Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.
 
Leave a comment

Posted by on April 25, 2011 in SoftSkill

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: