RSS

BAB II : Perencanaan

28 Oct

Pengertian

Pengertian perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan sebagai berikut :

  • Berdasarkan Jangka Waktunya

Rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

  • Menurut Kekhususannya,

Rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

  • Berdasarkan Frekuensi Penggunannya

Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain

Fungsi dan Tujuan Organisasi

Adapun fungsi dan tujuan organisasi adalah sebagai berikut :

  1. Pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
  2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
  3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).
  4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
  5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Pembuat Keputusan

Pengambilan keputusan sebagai respon terhadap peluang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan manfaat bagi organisasi tersebut. Sedangkan pengambilan keputusan sebagai respon terhadap masalah, tentu saja, bertujuan untuk mengatasi masalah atau hambatan yang mengancam kinerja organisasi.

Tipe-tipe Pengambilan Keputusan

Terlepas dari apakah pengambilan keputusan itu bertujuan untuk memanfaatkan peluang atau mengatasi masalah, terdapat dua jenis pengambilan keputusan yang mendasar, yaitu non-Programmed Decision Making dan Programmed Decision Making.
  • Programmed Decision
Seringkali situasi yang dihadapi oleh pengambil keputusan dalam sebuah organisasi merupakan situasi yang sudah pernah terjadi sebelumnya dan muncul kembali secara berulang-ulang. Untuk menghadapi situasi tersebut, organisasi menggunakan apa yang disebut Performance Program, yaitu sebuah prosedur standar dan terstruktur dalam pengambilan keputusan ketika menghadapi situasi tertentu. Pengambilan keputusan seperti inilah yang disebut dengan Programmed Decision. Programmed Decision memungkinkan pengambil keputusan untuk mengambil keputusan secara cepat tanpa harus mencari informasi, mempertimbangkan alternatif, dan berbagai hal lainnya yang memakan waktu. Meski demikian, manajer harus waspada kapan saatnya menyesuaikan Performance Program karena organisasi harus dapat berespon terhadap lingkungan yang dinamis dan berubah-ubah. Performance Program yang efektif dipakai saat ini misalnya, mungkin tidak efektif lagi untuk dipakai dua tahun mendatang. Contohnya adalah penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
  • Non-Programmed Decision Making
Pengambilan keputusan yang merespon terhadap sebuah situasi baru yang belum pernah dihadapi sebelumnya disebut sebagai non-programmed decision making. Pengambilan keputusan tipe ini mengharuskan pengambil keputusan mencari informasi sebanyak-banyaknya untuk dapat mengambil keputusan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang ada. Mengingat lingkungan bisnis masa kini yang terus berubah-ubah dengan cepat dan penuh dengan ketidakpastian, manajer akan banyak menghadapi non-Programmed Decision.
Situasi non-programmed decision tertentu yang terjadi secara berulang-ulang dapat dikembangkan menjadi Programmed Decision apabila manajer cermat dan mampu membuat Performance Program yang tepat. Contohnya adalah pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang modern dan sebagainya

Proses Pembuatan Keputusan

Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
Pengumpulan dan Analisa Data Yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
Pengevaluasian Terhadap Alternatif Yang Dipergunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.
Evaluasi Atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
 
Leave a comment

Posted by on October 28, 2010 in SoftSkill

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: